Er hadden zoveel dingen mis kunnen gaan toen Center Street Pharmacy overstapte van het verwijderen van een ouder geautomatiseerd dispenserkastplatform (ADC) naar het NexsysADC-systeem in 10 instellingen voor langdurige zorg tegelijk.
Het project vond plaats tijdens de COVID-19-pandemie.
Faciliteiten waren in lockdown.
Personeelstekorten waren een constante.
En het team gaf zichzelf slechts een maand van begin tot eind om het project af te ronden.
En toch, tot Sara Grice’s aangename verrassing, ging er niets mis.
“Het was zo gemakkelijk om naar Nysys te migreren”, zegt Grice, de VP van Pharmacy voor Center Street, een institutionele apotheek in Apex, NC.
Center Street Pharmacy bedient een groep instellingen voor langdurige zorg in het midden en oosten van North Carolina.
Ze hield toezicht op het project van 2022 en deelde de details van een complexe overgang die tot in de perfectie werd uitgevoerd.
Oude technologie plus COVID-19-uitdagingen
Center Street Pharmacy werd geopend in 2020 en begon met het verstrekken van medicijnen aan een groep verpleeginstellingen.
Al vroeg implementeerde Center Street de geautomatiseerde doseerkast van eMed Solutions.
Het systeem was bedoeld om medicatiedoses veilig op te slaan die het verplegend personeel nodig zou hebben voor de geriatrische bewoners.
Het systeem bevatte zowel gewone onderhoudsmedicatie als gereguleerde stoffen (meestal voor pijnbestrijding).
Grice zegt dat de vorige apotheekadministratie erkende dat hun keuze om eMed Solutions te installeren werd gedreven door de prijs.
Kort daarna uitten medewerkers van de LTC-faciliteiten hun ontevredenheid.
Toen Grice eind 2021 bij Center Street kwam, besloot de apotheek over te stappen van eMed Solutions naar een nieuw geautomatiseerd uitgiftekastsysteem.
“We stuitten nu op obstakels die voorheen niet bestonden, zoals lockdown, personeelsverloop, het omleiden van middelen, dus we konden mensen niet persoonlijk trainen hoe ze het systeem moesten gebruiken”, zegt Grice.
“Er zou geen manier zijn om gemakkelijk over te stappen van het ene ADC-platform naar het andere, met minimale vertraging, verwarring, infectieverspreiding en complicaties … Maar we wisten dat we het voor elkaar moesten krijgen.”
NexsysADC gekozen
De leiding besloot eMed Solutions te vervangen door NexsysADC van Capsa Healthcare.
Alle 10 faciliteiten die Center Street ondersteunt, hadden in het verleden Capsa’s Gen 1 ADC-systeem, FirstDose, gebruikt en de ervaring was positief.
NexsysADC was niet de goedkoopste optie, maar het leiderschap had op de harde manier geleerd met eMed Solutions om te voorkomen dat ze die fout zouden herhalen.
Creatieve installatie en training
Alle 10 faciliteiten in North Carolina hadden ten minste één ADC nodig.
Drie van de grootste faciliteiten hadden elk twee medische kamers, dus Center Street installeerde een 2e NexsysADC-kast in die faciliteiten.
De apotheek gebruikte Softwriters’ FrameworkLTC-software en de interface met NexsysADC was naadloos.
Trainen tijdens een pandemie was een grote uitdaging.
Maar Capsa Healthcare verzorgde apotheek- en verpleeghuistrainingen op afstand en via vooraf opgenomen hulpvideo’s.
En het implementatie- en projectmanagementteam van Capsa, onder leiding van Mike Lueck en Ciro Castro, voerde hun plan feilloos uit tijdens de blitz van 1 maand die het volgende omvatte:
“We hebben veel gebruik gemaakt van de trainingsvideo’s”, zegt Grice.
“We hadden op geen enkele manier een traditionele persoonlijke uitrol kunnen doen en ik waardeer het Capsa-team voor het feit dat ze zo creatief en responsief zijn.”
Center Street besteedde de volgende maanden aan het maken van eigen aanpassingen en aanpassingen van het zeer flexibele NexsysADC-platform.
Het apotheekteam heeft vertrouwd op de rapporten en gegevens om alle medicatievoorraad, vervaldata en verpleegkundige toegang nauwkeurig te controleren.
Positieve resultaten
Center Street Pharmacy heeft zijn wachtservicekosten met 30% verlaagd sinds de installatie van de Nexsys-kasten.
De meeste medicatiedoses zijn ter plaatse wanneer het verplegend personeel ze nodig heeft voor de onmiddellijke behoeften van een bewoner.
Dit geeft de apotheek tijdens de normale kantooruren voldoende tijd om de medicatielevering van de bewoner aan te passen.
Center Street Pharmacy kon voorkomen dat er ’s nachts apotheekpersoneel was, waardoor er minder gebruik werd gemaakt van oproepdiensten.
“Dit bespaarde enorm veel kosten”, zegt Grice.
Het bijvullen van NexsysADC-kasten is eenvoudiger dan de eMed Solutions-kasten die afhankelijk waren van het laden van individuele cartridges.
Nu vult de apotheek de voorraden aan en een verpleegkundige in elke faciliteit zorgt fysiek voor het laden door de aanwijzingen op het scherm te volgen.
Het systeem stelt Center Street in staat om de medicatievoorraad aan te passen en te wijzigen voor de voortdurende behoeften van elke faciliteit.
“Niet alle 10 faciliteiten krijgen dezelfde medicijnen, en we houden van de mogelijkheid om snel aan te passen wat erin zit en wat we aanvullen”, zegt Grice.
Verpleegkundige training – of het nu gaat om een nieuwe medewerker of een opfriscursus voor een bepaalde operatie op NexsysADC – is eenvoudig met de volledige bibliotheek met hulpvideo’s.
“Dit was in veel opzichten onorthodox vanwege onze agressieve tijdlijnen en de overhangende COVID-19-uitdagingen”, zegt Grice.
“Maar ik heb geen spijt van de manier waarop Capsa en onze apotheekmedewerkers de overgang naar NexsysADC hebben aangepakt. Het was verrassend eenvoudig van begin tot eind.”
Meer over Center Street Pharmacy
