Whitepaper: Handmatige e-kits zijn problematisch in LTC-faciliteiten

Verminder risico’s en overzicht met geautomatiseerde LTC-oplossingen

Joseph Sabino, een 20-jarige LTC-apotheekexpert, legde onlangs uit waarom handmatige e-kits en opslag van stat-doses in instellingen voor langdurige zorg zo problematisch zijn.

Toch is het handmatig bewaren van medicatiedoseringen in de goedkope plastic tacklebox nog zo gebruikelijk.
Als directeur van LTCRx Solutions (Columbus, OH) heeft hij de lelijke risico’s gezien van het negeren van technologie die de bedrijfsvoering zou kunnen verbeteren en geld zou kunnen besparen – technologie zoals Capsa’s NexsysADC.

“Het pleidooi om handmatige e-kits en opslag van stat-doses uit instellingen voor langdurige zorg te elimineren.”

Ik heb de laatste 20 jaar van mijn carrière doorgebracht in het management van apotheken voor langdurige zorg in Ohio, die in totaal meer dan 30.000 geschoolde, intermediaire zorg-, begeleid wonen-, gevangenis- en groepshuisbedden bedienden.
Deze apotheken waren pioniers in het gebruik van technologie om de nauwkeurigheid, veiligheid en verantwoording van medicijnen te verbeteren die werden verstrekt in de faciliteiten die ze bedienden.

Een van de grootste problemen die ik in die jaren zag, was het gebruik van een handmatig systeem van het type “tacklebox” om noodvoorraden of noodvoorraden medicijnen in instellingen voor langdurige zorg te bewaren.
Deze drugsvoorraden werden bewaard in een afgesloten tacklebox of kast en de sleutel zou onder toezicht staan van een hoofdverpleegkundige.
Over het algemeen zou de verpleegkundige, wanneer een dosis nodig was, de doos openen, de benodigde medicatie verwijderen en een kostenstrook invullen die moest worden ingevuld en naar de apotheek moest worden gestuurd voor facturering en vervanging.

Gemiste facturering, ontbrekende doses en omleidingsuitdagingen

Deze systemen kunnen tal van problemen veroorzaken voor de apotheek en de faciliteit.
De eerste is veiligheid.
Zodra een doos of kast is geopend, is er geen manier om te verifiëren wat er daadwerkelijk is verwijderd, aangezien alles in het systeem beschikbaar is.
Er is geen manier om te bepalen wanneer het systeem is geopend.
Er is geen manier om absoluut te identificeren wie het heeft geopend.
Als gevolg hiervan kunnen deze systemen een gemakkelijke bron worden voor het misbruik van drugs, met name gereguleerde stoffen.
Dit kan regelgevingsproblemen opleveren voor de apotheek en de faciliteit.

Het andere grote probleem is de verantwoordingsplicht.
Soms verzuimde een verpleegkundige met haast de bestelbon in te vullen.
Het strookje kan onderweg naar de apotheek verloren gaan of per ongeluk worden weggegooid.
Het resultaat is een ontbrekende dosis die onopgemerkt kan blijven tot de volgende apotheekaudit of wanneer de volgende dosis nodig is en niet beschikbaar is.
Hoewel de meeste van deze problemen onbedoeld waren, veroorzaakten ze vaak slechte gevoelens tussen de faciliteiten en de apotheek.

Het laatste probleem zijn de kosten om deze handmatige systemen met elkaar in overeenstemming te brengen.
Ik kan niet beginnen met het tellen van de tijd die mijn apothekers hebben besteed aan het doornemen van patiëntendossiers om de patiënt te vinden die mogelijk de ontbrekende dosis heeft gekregen.
De faciliteiten maakten ook kosten voor hun verpleegkundigen die samenwerkten met de apothekers om rekening te houden met ontbrekende doses.

De oplossing: geautomatiseerd LTC-medicatiebeheer

De apotheken die ik beheerde, begonnen technologie te gebruiken om deze problemen op te lossen.
We hebben geautomatiseerde systemen geïnstalleerd in onze grotere en scherpere faciliteiten.
Ze gaven ons een veel betere controle over de nood- en noodvoorraden van medicijnen in deze faciliteiten.
Systemen zijn in de loop der jaren verbeterd en bieden een betere beveiliging en verantwoording.

Er zijn tegenwoordig veel geautomatiseerde systemen beschikbaar.
De belangrijkste kenmerken zijn:

• Positieve identificatie van iedereen die het systeem betreedt.
  Het systeem moet zowel een gebruikers-ID/wachtwoord als een biometrische ID, zoals een vingerafdruk, vereisen om toegang te krijgen tot het systeem.
  Er is dus geen twijfel over wie het systeem is binnengekomen.
• Een tweerichtingscommunicatieverbinding waarmee het systeem in realtime door de apotheek kan worden bewaakt.
  Het moet alarmen geven wanneer ongeoorloofde toegang wordt geprobeerd.
• Facilitaire verpleegkundigen selectieve toegang verlenen tot gereguleerde stoffen en legendagebieden van het systeem.
• Real-time inventaris bijgehouden bij de apotheek.
• Interne controles zoals blindtellingen die de apotheek onmiddellijk waarschuwen voor afwijkingen.
• Houdbaarheidsdatum bijhouden voor alle medicijnen.

Ja, er zijn kosten verbonden aan het gebruik van een geautomatiseerd systeem.
Een groot deel hiervan zal worden gecompenseerd door het verminderen van verloren facturen voor ontbrekende doses, verspilde tijd van het personeel aan het afstemmen van handmatige systemen en externe vergoedingen voor koeriers of werknemers die ontbrekende doses naar faciliteiten rijden.
Maar uit ervaring weet ik dat veiligheid en verantwoording absoluut waarde hebben, en dat de investering in geautomatiseerde systemen zich terugbetaalt.
Bovendien hebben aanbieders van deze technologie vaak schaalbare systemen en kleinere kastversies voor strakkere formularia, een kleiner aantal bewoners of beperkte budgetten.

Lees meer over Capsa’s NexsysADC, verkrijgbaar in hoofdkast en 4T aanrechtblad formaat: https://www.capsahealthcare.com/product/nexsysadc-automated-dispensing-cabinet/

Veelgebruikte termen voor de handmatige opslag van niet-patiëntspecifieke medicijnen in alternatieve zorgomgevingen:

• Toolbox voor LTC-startdoses
• Toolbox voor LTC-statct-dosis
• LTC 1^e dosis toolbox
• LTC starter dosis tackle box
• LTC medicatie tacklebox
• LTC drug tackle box
• Alternate Care starterdosis tacklebox
• Alternatieve zorg nooddoos
• LTC noodmedicatie box
• Alternatieve zorg medische leveringsdoos